- Domov
- Rešitve
- mDocs+
Dokumentni sistem za elektronsko upravljanje dokumentov
Nadstandardna varnost in zanesljivost.
Neskončne možnosti integracije in povezovanja
mDocs+ odlikuje modularna zasnova programske opreme, ki omogoča nadgrajevanje in razširitve skladno z razvojem in rastjo poslovanja.
Prilagoditve so izvedene hitro in enostavno, intuitiven uporabniški vmesnik pa poskrbi, da je vsaka dodana funkcionalnost uporabniku hitro domača.
Nakup ali oblak? Nudimo vam oboje.
mDocs+ je namenjen optimizaciji delovnega procesa in bolj preglednemu obvladovanju dokumentacije skozi poslovne procese.
Certificirana programska oprema pri Arhivu Republike Slovenije.
Prilagodljivost različnim tipom in velikostim organizacije.
HTML5 – odzivno na vseh napravah.
Ključne prednosti
Hitrost in preglednost
Hitrejše in preglednejše obvladovanje dokumentov skozi poslovne procese.
Nižji stroški
Nižji stroški dela in hramba dokumentov v e-obliki.
Dostopnost
Dostop do dokumentov s strani pooblaščenih oseb, kjerkoli in kadarkoli.
Varnost
Enkripcija dokumentov za zaščito pred nepooblaščenimi dostopi.
Iskanje dokumentov
Enostavno in razširjeno iskanje omogoča hitro pridobitev rezultatov.
Poslovni procesi
Standardizacija delovnih procesov (potrjevanje računov, zajem pošte, ...).
Revizijska sled
Revizijska sled za vse spremembe in vpoglede nad dokumenti.
Integracija
Podprta integracija s tretjimi programskimi rešitvami. Brezšivna integracija z mRešitvami.
Z vami že od 1992
Digitalizacije poslovanja ne zaupajte začetnikom
Digitalizacija poslovanja ne odpušča napak oziroma so te lahko izjemno drage, zato je ne smete opraviti polovičarsko. Zaupajte jo partnerju z izkušnjami in se izognite glavobolom.
Rešitev mDocs+ uporabljajo tudi
Optimiziran zajem podatkov
Vir dokumentov za mDocs+ ni pomemben. Dokumenti so lahko zajeti v fizični obliki ali pa preneseni v sistem v obstoječi elektronski obliki.
Način zajema in dodajanja dokumentov:
- skeniranje papirnih dokumentov
- dodajanje elektronskih dokumentov
- prenos dokumentov preko klientov (odjemalec za elektronska sporočila, MS Office orodja, …)
- prenos s pomočjo tretjih programskih rešitev z ustrezno integracijo
Zajem dokumentov je lahko tudi avtomatiziran, kar vam omogoča hitrejši in natančnejši proces dela.
Povečajte učinkovitost z naprednimi moduli
Nadgrajevanje in razširitve se izvajajo v skladu z dinamiko in razvojem podjetja.
mPošta
Vhodna in izhodna pošta v celoti v e-obliki
mRačun
Potrjevanje prejetih
računov
mPogodbe
Enostavno obvladovanje pogodbenih obveznosti
mHR
Vsi dokumenti o zaposlenih na enem mestu
- Hitro in enostavno razdeljevanje pošte ne glede na lokacijo prejemnika.
- Samodejni razdelilnik pošte na račune, naročilnice in pogodbe že ob vstopu v podjetje.
- Možnost posredovanja pošte drugemu uporabniku, souporabnikom ali zavrnitev nepravilno dodeljene pošte.
- Pošiljanje izhodne pošte večim prejemnikom.
- Skrbništvo pošte se dodeli odgovorni osebi, sledi posredovanje pošte v potrjevanje ter zaključevanje pošte.
- Kreiranje izhodne pošte na podlagi tipskih predlog.
- Pretvorba priponk v format PDF/A za dolgoročno hrambo.
- Iskanje po polni vsebini dokumenta »full-text search«, tudi priponkah.
- Povezava med ostalimi dokumenti (veza na pogodbo, projekt, naročilnico, ...).
- Vzpostavitev procesa potrjevanja prejetih in izdanih računov.
- Proces odobritve računa omogoča potrjevanje finančnega referenta in poljubnega števila dodatnih potrjevalcev.
- Možnost vzporednega potrjevanja, potrjevanja namestnika v primeru odsotnosti zaposlenega ter zavračanje oz. posredovanje napačno poslanega računa.
- V primeru, da se v dokumentnem sistemu uporablja zunanji vir kreiranja računa (npr. preko skenerja), računa ni potrebno kreirati, saj se proces računa v dokumentnem sistemu začne s potrjevanjem.
- Povezava podatkov z obstoječim informacijskim sistemom organizacije (ERP, e-hramba, CRM).
- Možnost pregledovanja/potrjevanja in posredovanja računa preko mobilnih naprav.
- Vodenje, ažurno obvladovanje in avtomatsko vzdrževanje vseh pogodb z vpeljanim krogotokom priprave, pregleda in potrjevanja pogodb.
- Upravljanje s pravicami dostopa ter obveščanje uporabnikov o novih pogodbah oz. poteku veljavnosti.
- Enostaven pregled pogodb (veljavnost, podpisniki, cene, odgovorne osebe, alarmi za pripravo aneksa, projekti vezani na pogodbo) ter hitra povezljivost pogodbene dokumentacije z ostalimi moduli.
- Opominjanje in obveščanje o aktivnostih v zvezi s pogodbo ter nastavitev opomnikov.
- Po prenehanju veljavnosti lahko pogodbe arhiviramo.
- Možnost vpogleda v dejanski dokument, dodajanja zapisov in iskanja po metapodatkih.
- Vpogled in dodajanje aktivnosti (priloge, opomniki) vseh članov projektne skupine.
- Enostaven nadzor nad trenutnim stanjem projekta.
- Pregled pogodb projekta.
- Vezava na različne tipe dokumentov (pogodbe, računi, dopisi) ter ustrezna samodejna ali ročna avtorizacija pristopa oz. nivoja uporabe.
- Optimizacija delovnega procesa in bolj pregledno spremljanje dokumentacije.
- Zagotavlja s strani zunanje revizije potrjeno hrambo.
- Pregledna podpora pri izgradnji formaliziranih dokumentov in implementaciji notranjih pravil organizacije.
- Verzioniranje, pripravljanje, pregledovanje, potrjevanje in obveščanje o internih aktih organizacije v pred določenem krogotoku.
- Vodenje korektivnih in preventivnih ukrepov, dodeljevanje ISO nalog in spremljanje realizacije.
- Podpora obvladovanju varnostnih incidentov, motenj in prekinitev.
- Planiranje in spremljanje aktivnosti: notranjih in zunanjih presoj, vodstvenih pregledov, ocenjevanja odjemalcev, ocenjevanja dobaviteljev, vodenje zapisov o pregledu ali kontroli izvajanja procesov, …
- Nadzor nad verzijami dokumentov - prikaz veljavne verzije in vpogled v vse predhodne verzije veljavnega dokumenta.
- Uporaba tipskih predlog ter povezava z MS Word, MS Excel (neposredni pregled, urejanje in shranjevanje).
- Poenoteno upravljanje s pravicami uporabnikov informacijskega sistema.
- Ažurno, centralno in pregledno stanje dodeljenih pravic uporabnikom.
- Definiranje dostopnih pravic uporabnika za administrativne namene, varnostne skupine, email skupine, datotečni dostop, dostop do sistemskih rešitev, administrativne pravice na lokalnem strežniku, …
- Kreiranje zahtevka za novega ali spreminjanje pravic obstoječega uporabnika, ukinitev pravic ter ponovna aktivacija uporabnika.
- Popolna integracija z aktivnim imenikom uporabnikov (AD) in SQL.
- Najava, odobritev in pregled planirane odsotnosti (celodnevne ali urne).
- Vzpostavitev procesa potrjevanja planirane odsotnosti.
- Beleženje neplanirane odsotnosti (boleznine, izredna odsotnost, koriščenje ur).
- Koledar skupne odsotnosti celotne organizacije.
- Povezava s kadrovsko službo za prenos št. dni dopusta.
- Vzpostavitev osebe za nadomeščanje v času odsotnosti.
- Izbira namestnika, ki lahko prevzame naše dokumente, med tem, ko nas ni v pisarni.
- Integracija s sistemi za kontrolo dostopa (npr. Špica, Četrta pot).
- Nadzor nad izdanimi potnimi nalogi ter njihovimi obračuni stroškov.
- Odobritev obračuna potnih stroškov z gotovino ali potnih nalogov preko TRR-ja.
- Pregledu službenih potovanj za Slovenijo in tujino.
- Izdelava obračuna po zaključku službene poti.
- Rezervacija vozil, pregled voznega parka in kontrola zasedenosti vozil.
- Dodajanje podatkov načrtovane poti, dodatnega opisa poti in opisa naloge.
- Koledarski prikaz potnih nalogov za poljubno časovno obdobje.
- Izračun dnevnic s prilagodljivim upoštevanjem prehranskih obrokov.
- Vzpostavitev procesa za kreiranje zaposlitvenih pogodb.
- Spremljanje kariere zaposlenega in premikov v podjetju.
- Elektronsko vodenje personalne mape zaposlenega (pogodba o zaposlitvi, M obrazci, življenjepis, zavarovalne police, zdravniški pregled, izjave o varovanju informacij, sklep o letnem dopustu, zapisi o letnih pogovorih, potrdila o končani izobrazbi, poročila o izobraževanju, …).
- Opozarjanje na datum poteka delovnega razmerja ter možnost ostalih opomnikov.
- Vključen modul mOdsotnost.
- Pregled vseh odprtih naročil in nadzor nad internimi zahtevki naročili zaposlenih.
- Priprava naročila, predogled priponk, upravljanje s pravicami dostopa ter obveščanje uporabnikov o novih naročilih.
- Sistem namesto vas poveže naročilnico s prejetim računom.
- Možnost potrjevanja naročil na poti.
- Vzpostavitev procesa generiranja zahtevkov za nabavo in nabavnih nalogov.
- Možnost povezave procesa z obstoječim informacijskim sistemom (npr. s šifrantom artiklov in podjetij).
- Zbirnik posameznih zahtevkov nabave v skupno naročilo.
- Možnost ustvarjanja pred pripravljenih poročil o uporabi rešitve.
- Zbiranje gradiva za seje ter združevanje gradiva v eno datoteko.
- Priprava in urejanje točk dnevnega reda.
- Priprava zapisnika seje in obveščanje udeležencev o spremembah.
- Delegiranje in pregledovanje izvajanja sklepov seje.
- Koledarski prikaz vseh prihajajočih dogodkov in sestankov.
- Iskanje po vsebini omogoča prikaz iskane fraze v samem dokumentu.
- Priprava vabila in obveščanje udeležencev seje ter zapisovanje sklepov seje.
- Kreiranje novega Dosjeja in Nove zadeve.
- Podpora signirnemu in klasifikacijskemu načrtu.
- Možnost uporabe parafiranja dokumentov.
- Obvladovanje vhodne, izhodne in interne pošte po elektronski poti.
- Hitro in enostavno razdeljevanje pošte ne glede na lokacijo prejemnika.
- Možnost posredovanja pošte drugemu uporabniku, souporabnikom ali zavrnitev nepravilno dodeljene pošte.
- Kreiranje izhodne pošte na podlagi tipskih predlog.
- Možnost pošiljanja izhodne pošte preko storitve podjetja EPPS in nadzor nad poslano pošto.
- Povezava med ostalimi dokumenti (pogodba, projekt, naročilnica).
- Enoten način evidentiranja zadev in dokumentov po splošnem upravnem postopku ZUP.
- Ogled škode in priprava zapisnika, izbira cenilca, ocena škode ter zapisnik predloga, kontrola cenitve, likvidacija).
- Integracija s produktom mScan in mSign za namen skeniranja dokumentov ter elektronskega podpisa s strani cenilca ali stranke.
- Če spremenite informacijski sistem zavarovanja, spremembe na DMS niso potrebne.
- Upravljanje s postopkom izvedbe celotnega javnega naročila.
- Priprava predloga za javno naročilo, proces potrjevanja predloga ter kreiranje javnega naročila.
- Možnost planiranja planskih postavk v tretje sisteme.
- Objava javnega naročila in korespondenca v zvezi z vprašanji.
- Skeniranje prispelih ponudb, odpiranje ponudb skladno s postopkom javnega naročila ter zapisnik o odpiranju.
- Pogajanja, zapisnik o pogajanju ter poročilo.
- Integracija z modulom mPogodbe, mRačun.
- Kreiranje in procesno potrjevanje različni zahtevkov za potrebe upravljanja informacijskih sistemov kot so virtualni strežniki, docker instance, FTP/SFTP dostopi, SMS gateway.
- Nadzor in evidenca informacijskih sistemov.
- Enotna točka evidenc in revizijskih sledi ostalih sistemov.
- Sistem odlikuje modularna zasnova programske opreme, kar omogoča, da modul prilagodimo željam in potrebam naročnika.
- Delovni tokovi, so lahko pred nastavljeni ali pa se ustvarjajo glede na zahteve in potrebe naročnika.
- Prilagoditve so izvedene hitro in enostavno.
NAROČNIKI
Kaj pravijo naši naročniki
Odlično strokovno opravljeno delo v zelo kratkem času. Izredno smo zadovoljni s celotno vašo ekipo, strokovnostjo, komunikacijo, prostori ter bližino lokacije. Mikrografija je s svojo ekipo tudi logistično pokrila in izvedla vse kot je bilo dogovorjeno, tako da iz naše strani vse pohvale.
Zagotovo lahko rečemo, da obstoj mSign rešitve predstavlja dodano vrednost poslovanju našega podjetja. Uporabo rešitve bomo razširili na vso dokumentacijo, ki jo uporabljamo pri delu s strankami, saj bomo tako optimizirali procese v podjetju, izboljšali kvaliteto storitev in hkrati zmanjšali porabo papirja v poslovanju.
Od novega leta dalje, ko smo uvedli sistem, podpisujemo vse pogodbe z rešitvijo mSign, poleg tega pa vidimo še veliko priložnosti za uporabo te rešitve na drugih področjih podpisovanja elektronskih dokumentov v podjetju. Prehod na elektronsko podpisovanje dokumentov bi priporočal tudi ostalim, saj s tem prihranite ogromno časa.
Z Mikrografijo sodelujemo že dlje časa. Naša prva izkušnja je bila digitalizacija obsežne listkovne kartoteke za Slovar slovenskega knjižnega jezika, nadaljevali pa smo z viri, ki so vsebovali tako rokopisne kot tiskane dokumente, nekatere posebno občutljive zaradi slabe kakovosti papirja, ponekod so bile informacije zapisane ob skrajnih robovih. Sodelavci Mikrografije so se pri posameznih odločitvah vedno še dodatno posvetovali z nami in skupaj smo našli najboljšo rešitev v danem primeru, pri sporočeni napaki pa so datoteke tudi na novo označili.
Narodna in univerzitetna knjižnica sodeluje s podjetjem Mikrografija od leta 2006 do danes. V teh letih je podjetje digitaliziralo za NUK in tudi druge slovenske knjižnice večjo količino strani knjižnega gradiva. Storitev digitalizacije je vedno izvedena v skladu z zahtevami naročnika na podlagi določenih priporočil in usmeritev s področja bibliotekarske stroke. Vedno v dogovorjenih terminih in zahtevani kvaliteti. Podjetje Mikrografija je danes edini izvajalec pri nas, ki zagotavlja celovito podporo digitalizaciji knjižničnega gradiva.
